TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas permiten disponer y resumir fácilmente datos y complejos, es decir, sirven para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.

Se dice que es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

• APLICACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA

1. Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar. 

2. En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Es cuestión de segurarse de que la configuración sea correcta y hacer clic en Aceptar. 

En este cuadro de diálogo aparece la tabla o rango de las celdas de las cuales se quiere hacer una tabla dinámica.

También se puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel, por medio de la opción "Utilice una fuente de datos externa".

Nos da la opción de elegir donde se agregará la tabla dinámica: en una nueva hoja de cálculo o en una hoja de calculo existente.

A demás nos da la opción su se desea analizar varias tablas.

4. Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada campo que desees agregar.  

5. Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por debajo de la Lista de campos. Si un campo no está en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente. 

• HERRAMIENTAS DE LA TABLA DINÁMICA

Analizar

Diseño

FUNCIÓN BUSCAR EN "V" Y FUNCIÓN BUSCAR EN "H"

BUSCARV

Si se tiene un conjunto de datos y se necesita extraer algún valor basándose sólo en un campo de referencia, puedes utilizar la función de Excel "BUSCARV". El significado de la “V” en el nombre de la función refiere a que hace una búsqueda vertical.

Para poder utilizar la función BUSCARV se debe cumplir con ciertas condiciones en los datos. Primero se debe tener la información organizada de forma vertical con los valores por debajo de cada columna. Es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical hasta encontrar la coincidencia del valor que se busca.

• SINTAXIS DE LA FUNCIÓN DE EXCEL BUSCARV

=BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas, [ordenado])

En otras palabras, lo que el BUSCARV nos pide, se puede traducir en: 

=BUSCARV(¿Qué criterio referencial deseas buscar?;¿Dónde buscas ese criterio referencial?;¿El valor de qué columna quieres que te muestre?;¿Quieres que el valor sea exacto o aproximado?)

• ESTRUCTURA DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Valor_buscado: es el valor que desea buscar. El valor que se desea buscar debe estar en la primera columna del rango de celdas que especifique en matriz_buscar_en.

Por ejemplo, si matriz_buscar_en toma las celdas B2:D7, valor_buscado debe estar en la columna B. valor_buscado puede ser un valor o una referencia a una celda.

Matriz_buscar_en: son dos o más columnas de datos. matriz_buscar_en es una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

Al momento de seleccionar la matriz donde buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primera columna.

Indicador_columnas: es el número de columna (a partir de 1 para la columna situada más a la izquierda de matriz_tabla) que contiene el valor devuelto. Es el valor del número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es inferior a 1, devuelve al valor de error #VALUE! y si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, devuelve el error #REF!

Ordenado: Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

BUSCARH

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

BUSCARH, busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Es posible usar BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro de un número especificado de filas. 

• SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARH

=BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado])

• ESTRUCTURA DE LA FUNCIÓN BUSCARH

Valor_buscado: es un argumento obligatorio y simboliza el valor que se quiere buscar en la primera fila de la tabla. El argumento valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz _buscar_en: es un argumento obligatorio y  representa una tabla de información en la que se buscan los datos. Se puede utilizar una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_filas: Se trata de un argumento obligatorio y es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente.

• Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en.
• Si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente.
• Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!.
• Si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: Es un argumento opcional y representa un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada.

• Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada, es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado.
• Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta.
• Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

En resumen:

FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

El formato condicional marca fácilmente las tendencias y los modelos usando barras, colores e iconos para resaltar visualmente valores importantes.

Es de gran utilidad para realizar el análisis de datos, ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Permitiendo que sea posible aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente. 

• APLICAR FORMATO CONDICIONAL

1. Seleccionar las celdas a las que vamos a aplicar un formato condicional.
2. Acceder al menú Formato condicional que se encuentra en la pestaña Inicio.

3. Se desplegará un menú que nos ofrece diferentes opciones.

4. Elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Las opciones que ofrece el formato condicional son las siguientes:

• RESALTAR REGLAS DE CELDA: nos ofrece la posibilidad de resaltar las celdas dependiendo de su relación con otras, es decir, esta opción nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

La opción "Es mayor que..." muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En el primer cuadro de texto se debe colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado. Y en el segundo se debe especificar el color con el que se marcaran las celdas que cumplan con la regla. En este caso se marcaran las celdas que sean mayores que el número que se especifique como regla.

La opción "Es menor que..." muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En el primer cuadro de texto se debe colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado. Y en el segundo se debe especificar el color con el que se marcaran las celdas que cumplan con la regla. En este caso se marcaran las celdas que sean menores que el número que se especifique como regla.

La opción "Entre..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permite resaltar las celdas que contienen un valor y que se encuentran entre un rango especificado de cantidades. En el primer recuadro se establece el inicio del rango y en el segundo el final del mismo, el cual debe ser mayor que el primero. El tercer recuadro nos permitirá (como en las demás opciones) marcar de un color determinado la celda que cumpla con la regla de estar entre el rango especificado de cantidades.

La opción "Es igual a..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permite resaltar solamente las celdas cuya cantidad es igual a la regla especificada, es decir, solo las celdas de igual valor serán resaltadas.

Y como en todas las opciones, el primer recuadro corresponde en donde se específica la cantidad que se tomará como regla para resaltar las demás celdas que cumplan con la misma y el segundo recuadro es el color con el cual se marcará la celda.

La opción "Texto que contiene..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Se marcarán mediante un color predeterminado, las celdas que contengan el texto que ha sido establecido como regla.

La opción "Una fecha..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, esta opción es la ideal para resaltar aquellas celdas que cumplan con la regla de tiempo que especifiquemos, es decir, solamente se resaltarán aquellas celdas cuya información de fecha coincida con el tiempo que hemos establecido.

La opción "Duplicar valores..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

También es posible utilizar el formato condicional para resaltar duplicados en nuestros datos. Esta opción funciona para cualquier tipo de dato que tengamos en las celdas, ya sean números, fechas e inclusive texto. 

Esto mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá elegir si queremos resaltar los valores que están duplicados o los valores únicos. Y nos dará la opción de decidir el color con el cual deseamos resaltar.

"Más reglas..."

Esta opción nos permite "personalizar" una nueva regla de formato que nos sea útil.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. 

En el marco "Editar una descripción de regla" deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el "Valor de la celda" podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón "Formato" entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

• REGLAS SUPERIORES E INFERIORES: las reglas superiores e inferiores es un tipo de formato condicional, el cual tiene las siguientes opciones:

La opción de "10 superiores..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Esta regla permite aplicar el formato determinado a las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro de un rango de celdas. Se puede especificar la cantidad de valores a aplicar (no necesariamente 10).

La opción de "10% de valores superiores..." nos muestra el siguiente cuadro de texto:

La regla 10% de valores superiores es similar a la regla anterior, pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 30 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 3 celdas con mayor valor porque el 10% de 30 celdas son 3 celdas.

La opción de "10 inferiores..." nos muestra el siguiente cuadro de texto:

El formato se aplica a las 10 celdas con los valores más bajos.Y como en todas las opciones del formato condicional, te da la opción de resaltar de un color determinado las celdas que cumplan con la regla.

La opción "10% de valores inferiores..." nos muestra el siguiente cuadro de texto:

El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores más bajos dentro del rango.

La opción "Por encima del promedio..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Excel obtiene el promedio de todos los valores numéricos del rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.en la opción.

La opción "Por debajo del promedio..." nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Después de obtener el promedio, el formato será aplicado en las celdas que tengan un valor inferior con referencia al promedio obtenido del rango de celdas que fueron previamente seleccionadas.

"Más reglas..."

Se trata exactamente de las mismas opciones que si se tratara del formato condicional: resaltar reglas de celdas. 

• BARRA DE DATOS: agrega una barra de datos coloreada para representar un valor en una celda. Cuando mayor sea el valor, más larga será la barra. 

En la opción de "Más reglas...", se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

El cual nos muestra de manera más detallada el apartado de "Editar una descripción de regla..."

• ESCALAS DE COLOR: aplica un degradado de color en un rango de celdas. El color indica dónde va el valor de cada celda en dicho rango.

Nos ofrece la opción de "Más reglas..."

• CONJUNTOS DE ICONOS: Permite elegir un conjunto de iconos para representar los valores de las celdas seleccionadas.

"Más reglas..."

• NUEVA REGLA: que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

• BORRAR REGLAS: Cuando eliminamos el contenido de una celda no estamos eliminando la regla de formato condicional asociada sino que es necesario eliminar la regla explícitamente. 

Una alternativa que tenemos para borrar una regla de formato condicional es seleccionar la opción de menú en Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas la cual muestra varias alternativas:

Borrar reglas de las celdas seleccionadas: Eliminará las reglas de las celas que están seleccionadas en ese preciso momento en la hoja.

Borrar reglas de toda la hoja: Elimina absolutamente todas las reglas de la hoja.

Borrar reglas de esta tabla: Si tenemos una tabla de Excel que contiene reglas de formato condicional, entonces esta opción eliminará las reglas asociadas.

Borrar reglas de esta tabla dinámica: Ya que también podemos aplicar formato condicional a una tabla dinámica, esta opción nos permite eliminar las reglas asociadas a una tabla dinámica.

• ADMINISTRAR REGLAS: Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato condicional del libro usando el Administrador de formato condicional.

ENTORNO DE EXCEL

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. 

Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: suma, promedio, buscar, etc...

ENTORNO DE EXCEL

1. Botones de lado derecho: cuenta con los botones en el extremo a la derecha para minimizar, maximizar y cerrar.

2. Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre profesional automáticamente Libro 1.

Hasta que lo guardemos dándole el nombre que se quiera. 

3. Cinta de opciones: contiene todas las opciones del programa organizadas en

pestañas. Al pulsar sobre alguna pestaña accedemos a la ficha.

4. Barra de fórmula: muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla donde estamos situados. Cuando se modifique el contenido de la celda, dicha barra variará.

5. Barra de estado: indica el estado en el que se encuentra el documento abierto; vista, zoom, etc..

6. Barras de desplazamiento: permite mover a lo largo y ancho de la hoja de forma

rápida y sencilla, solo basta desplazar la barra arrastrándola con el ratón o haciendo clic en los triángulos.

7. Barra de etiquetas: permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

8. Celda: permite ingresar información como; texto, fórmulas, etc...

9. Fila: conjunto de celdas ordenadas horizontalmente. Se utilizan números para distinguirlas unas de otras.

10. Columna: conjunto de celdas ordenadas verticalmente. Se utilizan letras para identificarlas.

11. Barra de acceso rápido: contiene las operaciones más habituales de Excel. A demás de que puede personalizarse para añadir todos los botones que desee.

12. Cuadro de nombre: lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un rango.

BARRA DE HERRAMIENTAS

1. INICIO

• PORTAPAPELES

Pegar: agrega contenido del portapapeles al documento

Cortar: quita la selección y la coloca en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio

Copiar: coloca una copia de la selección en el portapapeles para que se pueda pegar en otro sitio.

Copiar formato: para aplicar diseño a otros contenidos del documento. 

• FUENTE

Fuente: en este desplegable seleccionaremos la fuente con la que queremos escribir.

Tamaño: se seleccionará en el siguiente desplegable el tamaño de letra con el que deseamos trabajar. 

Aumentar o disminuir tamaño de la fuente: aumenta o disminuye el tamaño de la fuente.

Cambiar mayúsculas o minúsculas: sirve para cambiar el texto seleccionado a MAYUSCULAS, minúsculas y otras mayúsculas habituales. Cuando se selecciona se abre un menú desplegable que nos da las siguientes opciones:

• Tipo oración: la primera letra de la primera palabra, se pone en mayúsculas. El resto en minúsculas.
• Minúsculas: todo el texto seleccionado, en minúsculas.
• Mayúsculas. todo el texto seleccionado en mayúsculas.
• Poner En Mayúsculas Cada Palabra: poner la primera letra de cada palabra del texto seleccionado en mayúsculas.
• Alternar May/min.: cambia a mayúsculas o minúsculas, todo el texto seleccionado.

• ALINEACIÓN

Alinear en la parte superior: alinear el texto a la parte superior.

Alinear en el medio: alinea el texto para que esté centrado ente la parte superior e inferior de la celda.

Alinear en la parte inferior: alinear el texto a la parte inferior.

Orientación: gira el texto a un ángulo diagonal a una orientación vertical.

Disminuir sangría: acercar el contenido al borde de la celda.

Aumentar sangría: aleja el contenido del borde de la celda.

Ajustar texto: ajusta texto especialmente largo en varios vistas para poder verlo todo.

Combinar y centrar: combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño.

• NÚMERO

$: formato de dólares, euros u otra moneda.

%: muestra el valor de celda como un porcentaje.

000: muestra el valor de la celda con separador de millares.

Aumentar decimales: muestra más decimales para obtener un valor más preciso.

Disminuir decimales: muestra menos decimales.

• ESTILOS

Formato condicional: marca fácilmente las tendencias y los modelos en los datos usando barras, colores e iconos para resaltar visualmente valores importantes.

Dar formato como tabla: convierte rápidamente un rango de celdas en una tabla con su propio estilo.

Estilos de celda: un estilo vistoso es ideal para que destaquen datos importantes en la hoja.

• CELDAS

Insertar celdas: permite agregar celdas, filas, columnas u hojas nuevas en el libro.

Eliminar: elimina celdas, filas o columnas de la tabla o la hoja.

Formato: cambia el alto de las filas o lo ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y oculta las celdas.

• MODIFICAR

Suma: suma automáticamente, el total aparecerá después de las celdas seleccionadas.

Rellenar: sigue una serie o un modelo en celdas adyacentes en cualquier dirección.

Borrar: elimina todo el contenido de la celda o quita solo el formato, el contenido, los comentarios o los hipervínculos.

Ordenar y filtrar: permite organizar datos para facilitar el análisis.

Buscar y seleccionar: al hacer clic muestra las opciones para buscar texto en el documento.

2. INSERTAR

• TABLAS

Tabla dinámica: permite disponer y resumir fácilmente datos complejos en una tabla dinámica.

Tablas dinámicas: conjunto de tablas dinámicas.

Tabla: crea una tabla.

• ILUSTRACIONES

Imágenes: inserta imágenes desde un equipo u otro.

Imágenes en linea: busca e inserta imágenes en línea.

Formas: permite insertar formas prediseñadas.

SmartArt: inserta un elemento gráfico SmartArt.

Captura de pantalla: agrega una instantánea de cualquier ventana.

• COMPLEMENTOS

Tienda: explora aplicaciones en la Tienda Office.

Mis aplicaciones: inserta una aplicación en el documento.

• GRÁFICOS

Recomendados: recomienda un buen gráfico.

De columnas: sirve para comparar visualmente los valores entre algunas categorías.

Líneas: muestra tendencias.

Circular o de anillos: muestra proporciones del total.

Barras: compara visualmente valores entre algunas categorías.

Áreas: muestra tendencias en el tiempo o por categorías.

Dispersión: muestra la relación entre conjuntos de valores.

Cotización: permite ver los diferentes gráficos de cotización de superficie o radiales disponibles.

Combinado: permite resaltar diferentes tipos de información.

Dinámico: permite usar gráficos dinámicos para resumir los datos gráficamente.

• INFORMES

Power View: permite tomar mejores decisiones de negocio y crear bonitos informes interactivos.

• MINIGRÁFICOS

De líneas: agrega un gráfico de líneas a una sola celda.

Columnas: agrega un gráfico de columnas a una sola celda.

Ganancia o pérdida: agrega un gráfico de pérdidas y ganancias a una sola celda.

• FILTROS

Segmentación de datos: inserta una segmentación de datos para filtrar datos de manera interactiva.

Escala de tiempo: inserta un control de escala de tiempo.

• VÍNCULOS

Hipervínculos: crea un vínculo en el documento para el acceso rápido a páginas web y archivos.

• TEXTO

Texo: inserta texto.

• SÍMBOLOS

Símbolos: inserta símbolos.

3. DISEÑO DE PÁGINA

• TEMAS

Temas: permite seleccionar un nuevo tema para proporcionar al documento un estilo inmediato.

Colores: permite cambiar rápidamente todos los colores que se usan en el documento.

Fuentes: cambia rápidamente el aspecto de todo el documento seleccionado.

Efectos: cambia rápidamente el aspecto general de los objetos del documento.

• CONFIGURAR PÁGINA

Márgenes: establece los tamaños de margen de todo el documento o de la selección actual.

Orientación: proporciona a las páginas un diseño horizontal.

Tamaño: permite elegir un tamaño de papel para el documento.

Área de impresión: permite seleccionar un área de la hoja que desee imprimir.

Saltos: agrega un salto donde desea que empiece la siguiente página en la copia impresa.

Fondo: permite elegir una imagen para su fondo y agrega un poco de personalidad a su hoja de cálculo.

Imprimir títulos: permite elegir las filas y columnas que desea que se repitan en cada página impresa.

• AJUSTAR ÁREA DE IMPRESIÓN

Ancho: reduce el ancho del resultado de impresión.

Alto: reduce el alto del resultado de impresión.

Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real.

• OPCIONES DE LA HOJA

Ver líneas de la cuadricula: muestra las lineas entre filas y columnas.

Imprimir cuadriculas: imprime las líneas entre filas y columnas.

Ver encabezados: muestra los encabezados de fila y columna.

Imprimir encabezados: imprime los encabezados de fila y columna.

• ORGANIZAR

Traer adelante: trae el objeto seleccionado un nivel adelante.

Enviar atrás: envía el objeto seleccionado un nivel hacia atrás

Panel de selección: muestra una lista de todos los objetos.

Alinear: cambia la posición de los objetos.

Agrupar: reúne objetos para moverlos y asignarles y formato.

Girar: gira o voltea objetos seleccionados.

4. FÓRMULAS

• BIBLIOTECA DE FUNCIONES

Insertar función: permite trabajar con la fórmula de la celda actual.

Autosuma: suma automáticamente.

Recientes: permite elegir entre las funciones que se han usado recientemente.

Financieras: agrega una función financiera.

Lógicas: agregar una función lógica a la hoja de cálculo.

Texto: agrega una función de texto a la hoja de cálculo.

Fecha y hora: permite elegir una función de hora.

Búsqueda y referencia: agrega una función de búsqueda o referencia.

Matemáticas y trigonométricas: agrega una función matemática o trigonométrica a la hoja de calculo.

Más funciones: permite buscar otras funciones.

• NOMBRES DEFINIDOS

Administrador de nombres: crea, edita, elimina y busca todos los nombres usados en el libro.

Asignar nombre: aplica y define nombres.

Utilizar en la fórmula: permite elegir un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la fórmula actual.

Crear desde la selección: genera automáticamente nombres desde las celdas seleccionadas.

• AUDITORIA DE FÓRMULAS

Rastrear precedentes: muestra flechas que indiquen la celdas que afectan el valor de la celda seleccionada.

Rastrear dependientes: muestra flechas que indiquen la celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada.

Quitar flechas: quita las flechas trazadas por rastrear precedentes y dependientes.

Mostrar fórmulas: muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante.

Comprobación de errores: busca errores comunes en fórmulas.

Evaluar fórmula: muestra el cuadro de diálogo evaluar fórmula.

Ventana de inspección: supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.

• CÁLCULO

Opciones para el cálculo: permite elegir si desea calcular las fórmulas automática o manualmente.

Calcular ahora: calcula todo el libro ahora.

Calcular hoja: calcula la hoja activa ahora.

5. DATOS

• OBTENER DATOS EXTERNOS

Desde Access: importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.

Desde web: importa los datos desde una página web.

Desde texto: importa datos desde un archivo de texto

De otras fuentes: importa los datos de otros orígenes.

Conexiones existentes: importa los datos desde orígenes existentes.

• CONEXIONES

Actualizar todo: actualiza todas las fuentes del libro y permite obtener los últimos datos.

Conexiones: muestra todas las conexiones de datos para el libro.

Propiedades: especifica la manera en la que se actualizarán las celdas conectadas a un origen de datos.

Editar vínculos: muestra todos los archivos a los que esta vinculada esta hoja.

• ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar de A a Z: de menor a mayor.

Ordenar de Z a A: de mayor a menor.

Ordenar: busca valores rápidamente ordenando los datos.

Filtro: activa el filtrado de las celdas seleccionadas.

Borrar: borra el filtro y el estado de ordenación.

Volver a aplicar: vuleve a aplicar el filtro y ordena los elementos en el intervalo actual.

Avanzadas: opciones de filtrado con criterio complejos.

• HERRAMIENTAS DE DATOS

Texto en columnas: divide el contenido de una columna de texto en varias columnas.

Relleno rápido: rellena automáticamente los valores.

Quitar duplicados: elimina las filas duplicadas de una hoja.

Validación de datos: limita el tipo de datos que pueden escribirse en una celda.

Consolidar: resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en un solo intervalo.

Análisis de hipótesis: prueba varios valores para las fórmulas de la hoja.

Relaciones: crea o edita las relaciones entre tablas.

• ESQUEMA

Agrupar: agrupa filas o columnas.

Desagrupa: desagrupa un rango de celdas.

Subtotal: calcula rápidamente las filas de datos relacionados.

6. REVISAR

• REVISIÓN

Ortografía: comprueba la ortografía.

Referencia: usa recursos como diccionarios,

Propiedades y servicios de traducción: para encontrar la información necesaria.

Sinónimos: sugiere otra forma expresar lo que quieres decir.

• IDIOMA

Traducir: traduce el texto seleccionado a otra idioma.

• COMENTARIOS

Nuevo comentario: inserta una nota sobre esta parte del documento.

Eliminar: elimina el comentario seleccionado.

Anterior: salta hacía el comentario anterior.

Siguiente: se desplaza al siguiente comentario.

Mostrar u ocultar comentarios: muestra u oculta el comentario en la celda activa.

Mostrar todos los comentarios: muestra todos los comentarios de la hoja.

Mostrar entradas de lápiz: muestra u oculta cualquier anotación con lápiz.

• CAMBIOS

Proteger hoja: impide que otros usuarios realicen cambios.

Proteger libro: impide que otros usuarios realicen cambios en la estructura del libro.

Compartir libro: comparte su libro para que otros usuarios puedan trabajar en él al mismo tiempo.

Proteger y compartir libro: comparte el libro y protege el control de cambios con una contraseña.

Permitir a usuarios modificar rangos: permite configurar la protección por contraseña en intervalos y elegir los usuarios que pueden modificarlos.

Control de cambios: permite estar al tanto de los cambios realizados en el documento.

7. VISTA

• VISTAS DE LIBRO

Normal: muestra el documento en vista normal.

Ver salto de página: muestra donde aparecerán los saltos de página al imprimir.

Diseño de página: muestra como se verá el documento impreso.

Vistas personalizadas: guarda la visualización actual e imprime la configuración como una vista personalizada.

• MOSTRAR

Regla: muestra reglas junto al documento.

Líneas de cuadrícula: muestra las líneas entre filas y columnas.

Barra de fórmulas: muestra la barra de fórmulas.

Títulos: muestra los encabezados de fila y columna.

• ZOOM

Zoom: acerca o aleja el documento.

100%: aplica un zoom del 100%.

Ampliar selección: acerca la vista para que el rango de celdas seleccionado rellene toda la ventana.

• VENTANA

Nueva ventana: abre una segunda ventana.

Organizar todo: apila las ventanas abiertas para verlas todas a la vez.

Inmovilizar: congela una parte de la hoja para mantenerla visible mientras se desplaza por el resto de la hoja.

Dividir: divide las ventanas en varios paneles que se desplazan por separado.

Ocultar: oculta la ventana actual.

Mostrar: muestra las ventanas ocultas.

Ver en paralelo: permite visualizar libros en paralelo.

Desplazamiento sincrónico: permite desplazar juntos dos documentos en paralelo.

Restablecer posición de la ventana: permite colocar los documentos que quiere comparar en paralelo.

Cambiar ventanas: cambia rápidamente a otra ventana abierta de Excel.

• MACROS

Macros: permite hacer clic para ver, grabar o detener una macro.